Закупки: как организовать процесс закупки правильно?

Закупка — это размещение заказа на поставку товаров и услуг. Размещение заказа производится на основе предложений и отбора поставщиков.

Как происходит закупка во многих организациях?

Во-первых, у Вас должен быть план закупок. Это — основа дальнейших действий.

Как формируется план закупок?

Итак, чтобы разместить план закупок, его надо сформировать. Как правило, ответственный представитель организации выполняет следующий алгоритм действий:

  1. Берет листок бумаги и открывает заметки в телефоне.
  2. Идет к сотрудникам и спрашивает, что им необходимо для работы — вариант А. И вариант Б — делает рассылку сотрудникам, чтобы они предоставили информацию о необходимом перечне закупок.

  3. Составляет общий перечень закупок  и план.

Дело сделано.

Результат?

Вариант 1: Организация не укладывается в бюджет.
Вариант 2: Закупленного оборудования не хватает.
Вариант 3: Закупки используются непродолжительный срок.
Вариант 4: Не все учтено при составлении плана закупок, потому что кто-то что-то забыл… Кто-то не успел подать свой список желаемого.

Но закупка завершена — обязательства выполнены.

Проблема остается:  организация, несмотря на завершение закупки, все равно нуждается в улучшении материально-технической базы.

Как решить проблему и организовать закупку эффективно?

Несколько советов:

  1. Во-первых, прежде, чем утверждать план закупок, проверьте, что необходимые товары и услуги востребованы в Вашей организации и регионе.
  2. Во-вторых, используйте запрос по ключевым словам, ОКПД или отрасли, не забудьте указать регион.
  3. В-третьих, составьте план-график закупок.

Как совершать закупку безопасно и эффективно?

Например, воспользуйтесь новой автоматизированной системой закупок  Zakupki от Softbot.
Предлагаемый сервис:

  • оптимизирует систему закупок
  • составляет план закупок
  • делает расчет стоимости по категориям
  • помогает в долгосрочном и краткосрочном планировании
  • ведет учет заявок от сотрудников
  • ведет учет сэкономленных средств
  • гарантирует, что ничего не забыто и все учтено.

Продукт является самостоятельным сервисом. Релиз продукта запланирован на август, но уже сейчас Вы можете записаться на тестирование продукта, оставив заявку здесь.

Продукт также является частью цифровой экосистемы,  которая предоставляет ряд новых возможностей.

Подробнее о цифровой экосистеме и ее компонентах можно прочитать здесь.