Совещания как в Google и не только. Несколько слов об условиях работы

Работа над проектом

Работа над программным продуктом требует четкости и последовательности. Мало изучить техническое задание, обсудить его с заказчиком. Важно — организовать работу в команде, спланировать этапы разработки ПО, учесть все риски. Одним из таких рисков, безусловно, является время.

Что говорит статистика?

Согласно данным опроса около 3 тыс. руководителей ИТ-проектов, проведенного Project Management Institute, 28% проектов ожидает провал. Более 30% руководителей основной причиной называют неправильное планирование и бесполезную трату времени сотрудников.

На что тратится время сотрудников?

Треть опрошенных (35% респондентов) считают, что постоянные митапы и совещания являются бесполезной тратой времени. Более того, часть сотрудников собирается только для того, чтобы просто что-то услышать. А ведь эту информацию они могли бы получить по разных каналам связи всего за несколько секунд! Но увы! Как правило, 3 из 10 человек просто присутствуют на совещаниях, создавая массовость.

Причины неэффективности митапов?
  • Встреча начинается не вовремя. Итог: потеря времени в ожидании.
  • Массовость. Итог: большая часть присутствующих — «лишние люди».
  • Тривиальные вопрос. Итог: потеря времени.
  • Совещания каждый день. Итог: потеря времени, неэффективность работы, нарушение сроков сдачи проекта.

Как сделать встречи полезными и эффективными?

Разрабатывая цифровую экосистему как эффективную среду для взаимодействия пользователей, мы учитывали российский и зарубежный опыт разумного планирования и закон тривиальности Паркинсона. Например, наши виртуальные комнаты для проведения совещаний  — немногочисленные виртуальные пространства, чтобы обсудить вопрос только с вовлеченными людьми.

Для письменной формы коммуникации мы руководствуемся принципом точности и последовательности. Результат — небольшие по количеству знаков сообщения, которые позволяют пользователям формулировать свои задачи, экономя их время и адресата.

Принцип 3-х предложений

При создании разных форм коммуникации в цифровой экосистеме мы руководствуемся принципом 3-х предложений и обучаем ему наших сотрудников (а также знакомим пользователей).  Чтобы сэкономить время и при этом четко сформулировать задачу, используете этот принцип в формулировке сообщения:

  1. Обращение / Привлечение внимания, например, уважаемые пользователи / руководители отделов/ тим-лиды.
  2. Знакомство с фактом, информацией, событием, например, в пятницу дедлайн по продакшн / 15 декабря  — вебинар по …
  3. Формулировка действия, которое ожидается от сотрудника, например, подготовьте отчет до четверга до 13.00 / оформите заявку на …/ подтвердите регистрацию.

Следуя такому правилу, Вы четко передаете свою мысль, доносите ее до сотрудников. А сотрудники, в свою очередь, четко понимают, чего от них хотят. И это все при минимальных затратах по времени.

Больше о принципах работы в цифровой экосистеме и организации интерактивного взаимодействия — в нашей рубрике «Цифровая экосистема» и в профиле в Instagram.

Подписывайтесь, подключайте — и используйте в удовольствие!

 

И для тех, кто дочитал до конца,  —  лайфхак от нашего руководителя. Один день в неделю — никаких совещаний и встреч. Этот день все сотрудники полностью погружены в работу, их ничто не отвлекает. Результат — высокая продуктивность и вовлеченность! Попробуйте 😉